การแพร่ระบาดของ COVID-19 ส่งผลให้หลาย ๆ องค์กรต้องมาวางแผนและมองหาเทคโนโลยีมาใช้พื้นที่สำนักงาน เพื่อใช้ในการบริหารจัดการส่วนพื้นที่ทำงานทั้งหมด ตั้งแต่ทางเข้าออฟฟิศ จนถึงการใช้ห้องประชุม หรือโต๊ะทำงาน ทั้งหมดนี้เพื่อทำให้ทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุมและเป็นระบบ มีความปลอดภัยสำหรับพนักงาน ทั้งในเรื่องของ Social Distancing และความสะอาดต่าง ๆ

คุณจอมทรัพย์ สิทธิพิทยา กรรมการผู้จัดการ บริษัทเอ็กซ์ซี จำกัด ผู้พัฒนาระบบ Smart Workplace อันดับ 1 ในไทย กล่าวว่า “การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้บริหารจัดการพื้นที่ทำงาน (Workplace) ส่งผลดีทั้งในส่วนขององค์กรและพนักงาน ตัวอย่างเช่น การที่บริษัทนำ Workplace Strategy และ เทคโนโลยี Innovation ต่าง ๆ เข้ามา ส่งผลให้สามารถลดค่าเช่าพื้นที่ได้ และเพิ่ม Productivity ในการทำงานของพนักงานให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย”

ซึ่งการนำเทคโนโลยีมาใช้ในสำนักงานมีหลากหลายรูปแบบ โดยเบื้องต้นสามารถเริ่มต้นได้จาก 5 เทคโนโลยี ดังนี้

1.ระบบบริหารพื้นที่สำนักงานอัจฉริยะ (Workplace Management Solution)

จากเทรนด์การทำงานแบบ Flexible Workplace ที่กำลังได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้นโดยการใช้ระบบบริหารพื้นที่สำนักงานเข้ามาใช้ นอกจากจะตอบโจทย์ให้พนักงานสามารถเลือกและจองที่นั่งทำงานโต๊ะ Hot Desk ได้อย่างอิสระจากในระบบ ระบบยังตอบโจทย์การควบคุมจำนวนพนักงานที่เข้าใช้พื้นที่ในแต่ละวันได้อีกด้วย สอดคล้องกับ Social Distancing รวมไปถึงการกำหนดการเข้าถึงพื้นที่ในแต่ละส่วน เพิ่มความปลอดภัย ลดความเสี่ยงโรคระบาดต่าง ๆ

ในระยะยาวการนำระบบบริหารพื้นที่สำนักงานเข้ามาใช้ ทำให้องค์กรสามารถรับรู้การใช้งานพื้นที่สำนักงานได้เป็นตัวเลขได้อย่างชัดเจน (Workplace Analytics) ส่งผลให้การลดหรือปรับพื้นที่สำนักงานเป็นไปได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้องค์กรลดค่าเช่าพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.ระบบลงทะเบียนผู้มาติดต่อ (Visitor Management Solution)

แนวโน้มของการนำระบบลงทะเบียนผู้มาติดต่อได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้นในช่วง COVID-19 เพราะนอกจากระบบจะทำหน้าที่เก็บข้อมูลของผู้มาติดต่อแล้ว ระบบยังสามารถเก็บบันทึกคำถาม Pre-Screen Check ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ COVID-19 ได้อีกด้วย

อีกสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ ประสบการณ์ First Impression ของผู้ที่มาติดต่อต้องเกิดความประทับใจ เช่น การที่องค์กรเลือกใช้ระบบ Kiosk เพื่อให้ผู้มาติดต่อลงทะเบียนผู้ที่ต้องการเข้าพบ ระบบจะทำการแจ้ง Notification ไปยังผู้มาติดต่อเพื่อออกมาต้อนรับได้อย่างทันที

นอกจากผู้มาติดต่อ ในส่วนของพนักงานระบบยังช่วยให้องค์กรควบคุมปริมาณพนักงานที่เข้ามาใช้งานพื้นที่สำนักงานเพื่อสอดคล้องกับมาตรการ Social Distancing เช่น การเช็คอินเข้าพื้นที่เชื่อมกับระบบบริหารพื้นที่ หรือ ระบบจองห้องประชุม เป็นต้น

3.ระบบจองห้องประชุม (Meeting Room Booking Solution)

ปัญหาการจองห้องประชุมโดยทั่วไป เช่นการจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้ การจองกั๊ก รวมไปถึงความไม่สะดวกในการจอง เช่น การจองห้องประชุมผ่าน Admin หรือระบบไม่รองรับการใช้งานมือถือ สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ไม่ได้ส่งผลแค่ในส่วนของ Productivity ของพนักงานเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบไปยังการใช้งานห้องประชุมที่ไม่ถูกต้องและไม่เต็มประสิทธิภาพอีกด้วย

การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาใช้ช่วยให้พนักงานมีอิสระในการจองห้องประชุม ได้ทุกที่ทุกเวลาตอบโจทย์การทำงานรูปแบบใหม่ Flexible Working รวมไปถึงลดปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจองห้องประชุม ส่งผลช่วยให้ออฟฟิศมีอัตราการใช้งานห้องประชุมดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

4.เทคโนโลยีระบบจดจำใบหน้า (Face Recognition Technology)

การนำเทคโนโลยี เช่น การ Scan ใบหน้าเพื่อเข้าอาคาร หรือ เช็คอินห้องประชุม นอกจากจะช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งาน Workplace แล้ว ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัย ลดการสัมผัสอุปกรณ์โดยตรง

นอกจากนี้การนำเทคโนโลยี Face Recognition เป็นการทำงานแบบ Biometrics คือใช้เอกลักษณ์เฉพาะบุคคล จึงทำให้การใช้งานพื้นที่ทำงานมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

5.เทคโนโลยีระบบกล้องตรวจจับอุณหภูมิ (Thermal Detection Technology)

เพิ่มความปลอดภัยให้กับออฟฟิศและลดความเสี่ยงเกี่ยวกับโรคติดต่อโดยการใช้กล้องตรวจจับอุณหภูมิพนักงานหรือผู้มาติดต่อก่อนเข้าใช้งานพื้นที่สำนักงาน ซึ่งตอบโจทย์ความรวดเร็วต่าง ๆ เช่น การสแกนอุณหภูมิเป็นกลุ่ม การแสดงผลตัวเลขอุณหภูมิแบบ Realtime เป็นต้น นอกจากนี้ระบบยังสามารถตรวจจับการใส่หน้ากากได้ในเวลาเดียวกัน มั่นใจได้ว่าพื้นที่ทำงานปลอดภัย ลดความเสี่ยงการติดต่อ COVID-19 เบื้องต้น

อย่างไรก็ดีจากสถานการณ์ปัจจุบันส่งผลให้การนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ในสำนักงานไม่ได้เป็นเพียงแค่เน้นความล้ำสมัยเพียงอย่างเดียว แต่กลายเป็นสิ่งที่จำเป็นมากยิ่งขึ้นเพื่อใช้พื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น (Workplace Utilization) ลดค่าเช่าพื้นที่ และรองรับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปในอนาคต